Zeitmanagement selbst ist Schwachsinn. Wichtig ist: WOMIT verbringe ich meine Zeit? To-Do- und Prioritätenlisten sind gescheitert. Die täglichen Herausforderungen wie die Flut an E-Mails, das Internet und soziale Medien sind mit herkömmlichen Ansätzen nicht bewältigbar.
Es gibt eine Technik, mit der Dinge mit dem gewünschten Ergebnis wirklich erledigt werden können. Sieh wie das geht:
Der erste Schritt lautet: ENTLEERE Dein Gehirn, um wieder KLAR abzuarbeiten.
Daran scheitern bereits viele. Vielleicht weil es so einfach ist?
Was heißt das genau? Stoppe die Überflutung Deines Gehirns und schreib alles auf, was Dir einfällt und was Du tun willst oder sollst. Jede einzelne Aufgabe, die zu erledigen ist, landet auf einem Blatt Papier. Am besten jedes To-Do auf eine Seite.
Alternativ, aber bei all meinen Coaching Kunden nicht annähernd so effektiv (das Tool sollte einfach immer zu Hand sein, sehr übersichtlich sein und doch eine Fülle an Informationen managen) kannst Du auch ein Dir sympathisches Softwaretool dafür nutzen. Hiervon gibt es jede Menge, angefangen von Outlook bis hin zu Apps, die Du auch auf Deinem Smartphone nutzen kannst. Beispiele hierfür: Wunderlist (mein Favorit), Asana, Anydo und viele, viele mehr.
Wandere mit offenen Augen durch Dein Büro, Deine Wohnung, Deinen Alltag und notiere einfach ALLES, was Du jemals angedacht hattest zu tun, zu reparieren, zu ersetzen, auszumisten, zu lösen, zu lesen, etc.
Erfahrungsgemäß brauchst Du dafür etliche Stunden. Daher solltest Du auch durchhalten und nicht bereits nach einer Stunde aufgeben. Miste Deine Berge an Unterlagen, Zettel, Briefen, Zeitungen und was Du sonst noch auf und rund um Deinen Schreibtisch bzw. sonst wo herumliegen hast aus und notiere was zu tun ist. Alle To-Do-Notizblätter landen auf dem Stapel POSTEINGANG.
Schritt 2: FOKUS auf den POSTEINGANG-Stapel, sortiere alle Aufgaben in unterschiedliche Kategorien:
- FOKUS UND ERLEDIGEN: Das sind Aufgaben, die Dich Deinen wahren Zielen näherbringen und unbedingt zu tun sind. Also auch im Kalender einplanen und dann TUN.
- FOKUS PROJEKTE:
Lies hierzu auch meinen Blogbeitrag „5 Dinge, die Dich unterstützen Fokus zu halten“ !
Projektpläne: Diese sind zu reviewen und es ist sicherzustellen, dass Du alles, was zu tun ist auch eingeplant hast und DU es dann auch wirklich tust!
- DELEGIEREN: Diese Aufgaben kann jemand anderer für dich übernehmen.
- WARTEN AUF: Aufgaben, die Du an jemanden delegiert hast oder wo Du auf Antwort wartest.
- EINPLANEN IM KALENDER: Alles was Du wirklich tun willst und nicht direkt in Angriff nehmen kannst, soll mit Zeitbudget im Kalender verplant und blockiert werden.
- IRGENDWANN EINMAL: Ideen, die vielleicht irgendwann einmal prioritär sein könnten. z.B. Motorradführerschein machen.
- UNTERLAGEN, die ich vielleicht nochmal brauche.
- DETAILS ZU EVENTS: Unterlagen zu Veranstaltungen zu denen ich gehe oder gehen möchte – inklusive Programmflyer, Hotelbuchungen, Flugbuchungen usw.
- PAPIERKORB: Mach Frieden und schmeiß auch Dinge weg!
- WENIGER ALS 2 MINUTEN? Aufgaben, die weniger als 1-2 Minuten dauern erledigen wir SOFORT!
Einige weitere Impulse dazu – vor allem auch welche mentale Einstellung es braucht – um konsequent das RICHTIGE UND FÜR DICH WICHTIGE ZU TUN – gibt es in meinem Vortrag „Sag mal, wie schaffst Du das?“.