Das Home-Office ist bei vielen nach wie vor aktuell. Die Produktivität im Home-Office lässt aber bei vielen zu wünschen übrig. So ein Home-Office kann da schon mal um einiges länger werden als die üblichen 8 Stunden im Büro. Vor allem die Ablenkungen zu Hause machen vielen zu schaffen und reduzieren die Effizienz.
Die folgenden Zeitmanagement-Methoden unterstützen Sie dabei, in Ihren Home-Office-Alltag effizient und produktiv zu bleiben.
1. Die Pomodoro-Methode
Bei der Pomodoro-Methode (benannt nach der Pomodoro-Eieruhr) liegt der Fokus auf einem gezielten Wechsel zwischen konzentriertem Arbeiten und kurzen Pausen. Sie arbeiten in fix definierten Zeitblöcken:
- Zuerst priorisieren Sie Ihre Aufgaben und teilen diese in 25 Minuten Blöcke. Kleinere Aufgaben werden zu einem Block zusammengefasst und größere auf mehrere Blöcke aufgeteilt.
- Wählen Sie die erste Aufgabe aus, die Sie erledigen wollen.
- Stellen Sie eine Eieruhr auf 25 Minuten. Mittlerweile gibt es auch jede Menge Apps und Browser-Extensionen, die Sie dabei unterstützen. Arbeiten Sie in diesen 25 Minuten absolut fokussiert und konzentriert und ohne Unterbrechung an dieser Aufgabe.
- Sobald die Eieruhr klingelt, können Sie fünf Minuten Pause machen und etwas anderes erledigen.
- Anschließend beginnen Sie mit der nächsten 25 Minuten Einheit und der nächsten Aufgabe.
- Nach jeweils vier Pomodoro-Einheiten und jeweils fünf Minuten Pause, dürfen Sie 25 Minuten Pause machen.
Aufgrund der vielen kurzen Pausen schaffen Sie es, lange konzentriert zu arbeiten. Sie werden sehen, dass sie in den 25 Minuten extrem produktiv sind, weil Sie anschließend eine kurze, geplante Pause haben. Dadurch werden sie sich viel weniger leicht ablenken lassen und somit werden Sie automatisch effizienter.
2. Die Eat-the-Frog-Methode
Mark Twain hatte folgendes Motto: „Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.“ Frei übersetzt: „Kümmere dich als Erstes um das Unangenehme, dann bist du erleichtert, und der Rest des Tages läuft gut.“ Der Zeitmanagement Guru Brian Tracy hat in seinem gleichnamigen Buch diese Methode genauestens beschrieben. Die wichtigste und meistens auch schwierigste Aufgabe wird als erste Aufgabe am Beginn des Arbeitstages erledigt. Somit starten Sie mit einem Glücksgefühl in den restlichen Tag und haben außerdem das Wichtigste schon erledigt!
Legen Sie am Besten schon am Vorabend fest, welchen „Frosch“ Sie gleich am nächsten Morgen „essen“ werden. Ziehen Sie diese Aufgabe dann konsequent durch, ohne Ausreden zu finden oder sich ablenken zu lassen.
3. Die 25.000-Dollar-Methode
Der Berater Ivy Lee hat dem Unternehmer Charles Schwab Anfang des 20. Jahrhunderts diese Zeitmanagement-Methode unterbreitet. Schwab sollte ihm dafür nur so viel bezahlen, wie ihm diese Beratung wert sei. Schwab war so begeistert von der Methode, dass er Lee 25.000 Dollar dafür bezahlte. Und so sieht die 25.000-Dollar-Methode aus:
- Notieren Sie als letzte Aufgabe eines jeden Arbeitstags die sechs wichtigsten Aufgaben für den folgenden Tag.
- Ordnen Sie diese Aufgaben nach Priorität.
- Starten Sie am nächsten Morgen sofort mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität, ohne sich durch E-Mails oder Sonstiges ablenken zu lassen.
- Nach Fertigstellung der ersten Aufgabe prüfen Sie erneut Ihre Prioritätenliste. Ergänzen oder streichen Sie notfalls Aufgaben.
- Schließen Sie anschließend die nächstwichtigste Aufgabe ab.
- Machen Sie konsequent so weiter, bis Sie Ihre Prioritätenliste abgearbeitet haben oder Sie Feierabend haben.
- Nebenaufgaben, wie etwa E-Mails bearbeiten, erledigen Sie effizient zwischen den einzelnen Aufgaben in Arbeitsblöcken.
4. Die Kanban-Methode
Die aus der Softwareentwicklung bekannte Methode kann man auch für seine persönliche Produktivität anpassen. Nutzen Sie dazu ein Whiteboard oder Tafel und unterteilen Sie es in vier Spalten.
- Back-Log – unerledigte Aufgaben
- To do – geplant und zu erledigen
- Doing – In Arbeit und
- Done – Erledigt.
Im Rahmen Ihres Arbeitsflusses tragen Sie alle anstehenden, in Arbeit befindlichen und erledigten Aufgaben auf Post-It Notes und kleben diese in die entsprechende Spalte. So haben Sie eine permanente Übersicht über den Fortschritt Ihrer Arbeit. Auch für diese Methode gibt es die unterschiedlichsten Apps und Programme, sehr bekannt ist z.B. Trello.
5. Genial produktiv!
Als letztes können wir noch unser Training „Genial produktiv!“ wärmstens empfehlen. Dabei lernen Sie, wie unser Mindset, die Einstellung in unserem Kopf, mit unserer Produktivität zusammenhängen und wie Sie Ihre Stärken optimal einsetzen. Melden Sie sich gleich zu unserem Newsletter an, damit Sie den nächsten „Genial produktiv!“ Termin nicht versäumen.
Haben auch Sie Ihre persönliche Zeitmanagement-Methode? Dann erzählen Sie uns doch kurz in den Kommentaren, was bei Ihnen besonders gut funktioniert! Wir freuen uns schon darauf!