In den Blogartikeln „17 Wege zu mehr Zeit für Dich“ und „6 einfache Tipps um Deine Produktivität zu steigern“ haben wir Dir ja schon eine Reihe an Information gegeben, wie Du als Person Deine eigene Produktivität steigern kannst. Wir haben viele Jahre lang in den unterschiedlichsten Organisationen, in den verschiedensten Industrien unser Knowhow eingebracht und in Bezug auf die Produktionssteigerung in Teams den wohl wichtigsten Punkt definiert:
Die Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar und transparent sein!
In einem gut funktionierenden Team ist es unablässig, dass die einzelnen Mitarbeiter die eigene Rolle oder Rollen (falls ich mehrere Hüte aufhabe) kennen und wissen, wofür sie verantwortlich sind. Sie müssen auch wissen, woran der/die Vorgesetzte messen wird, ob sie ihre Rolle erfolgreich und zufriedenstellend erfüllt haben oder nicht. Ebenso ist es wichtig die Rollen und Verantwortlichkeiten der anderen zu kennen. Nur so kann gewährleistet werden, dass sämtliche Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden. In Organisationen, in denen dies nicht der Fall ist, gibt es extrem viele Reibungspunkte und darunter leidet die Produktivität ganz enorm. Außerdem erhöht es die Frustration und die Demotivation der Mitarbeiter.
Reibungsverluste deswegen, weil in JEDER Organisation irgendjemand die Arbeiten auffängt, die getan werden müssen, auch wenn die/der dafür Zuständige diese nicht erfüllt. Das heißt wenn wir die Organisation als System verstehen, springt immer eine Person für die NICHT-Leistung einer anderen ein. Das kann sogar kurzfristig OK sein, mittel- und langfristig führt dies aber immer zu einem Ungleichgewicht und mangelnder Team-Performance.
Bei den Rollen geht es also nicht nur um die Stellenbeschreibungen laut ISO, welche einmal jährlich aktualisiert werde und anschließend im Schrank verschwinden, sondern es geht darum, dass jeder Mitarbeiter seine eigene Rolle und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten ganz klar kennt und AUCH LEBT!
1. Was sind die Aufgaben meiner Rolle?
Die Aufgaben einer Rolle (was soll ich konkret tun?) werden definiert durch die Prozesse des Unternehmens und die Teilschritte, die hiervon in meine Zuständigkeit fallen UND ohne meine aktiven Schritte nicht durchgeführt werden können. Bei der Durchführung meiner Aufgaben übernehme ich Verantwortung, dass diese auch ordnungsgemäß durchgeführt werden.
2. Verantwortlichkeiten
Die Verantwortlichkeiten einer Rolle ergeben sich aus ihren Aufgaben und deren Inhalten und aus der hierarchischen Einordnung der Rolle in der Organisation.
Wir brauchen immer die Klarheit darüber, wer welche Rolle innehat. Weiters muss klar sein, wer welche Rolle NICHT innehat (meistens nicht mehr ganz so einfach, wenn unterschiedliche Personen ihre Aufgaben unterschiedlich gut ausüben bzw. interpretieren). Bei der Übernahme von Verantwortung ist es wichtig, dass jemand die Aufgabe verantwortlich übernimmt und ausführt, dass es eine „überwachende“ Rolle gibt, welche über die Einhaltung von Qualitäts-, Budget- und Terminvorgaben wacht und den Mitarbeiter dabei unterstützt, dass die Rahmenbedingungen gegeben sind, diese Vorgaben auch zu erfüllen. Zum Beispiel berichtet ein Teamleiter (ausübende Rolle) an den Abteilungsleiter (überwachende Rolle) über die Einhaltung eines Zwischentermins (Ergebnis).
3. Befugnisse einer Rolle
Gemäß den Prinzipien von kongruenten Organisationen muss eine Rolle mit den Befugnissen ausgestattet sein, die notwendig sind, um ihre Aufgaben durchzuführen und ihre Verantwortlichkeiten zu erfüllen. Vertrauen in den Mitarbeiter zu haben und ihm Befugnisse zu erteilen, damit er oder sie die Aufgaben effizient lösen kann, ist ausgesprochen wichtig.
Sind in einem Team oder in einer Organisation alle Rollen mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten und Befugnissen gut definiert, so wird allein schon durch diese Maßnahme eine enorme Produktivitätssteigerung erfolgen. Damit geht ein Motivationsschub durch die gesamte Organisation und der Weg zum Erfolg ist wieder ein Stückchen kürzer ;-).
Erfahrungsgemäß braucht es selten eine externe Beratung, wenn Rollen und Zuständigkeiten klar definiert sind und gelebt werden so wie sie definiert sind.
Also ist die zentrale Frage für Dich jetzt: Wo in Deiner Organisation ist nicht klar, wer was macht?
… und wenn Du Deine ganz persönliche Produktivität steigern möchtest, melde Dich noch schnell zu unserem Seminar „Genial Produktiv“ an! Zwei Plätze sind noch frei!